Perguntas Frequentes
1 O que é o SEI?
R: O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma das três grandes ações do Processo Eletrônico Nacional (PEN), cujo objetivo é construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.
O SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho.
2 O que é Processo Eletrônico Nacional?
R: O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real.
3 Por que a UFG adota o SEI?
R: Em atendimento ao Decreto nº 8539 de 08 de outubro de 2015 que dispõe sobre o uso de ambiente eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos da administração pública federal, direta, autárquica e funcional.
O SEI foi escolhido pela administração superior da UFG, em 2016, a partir da atuação de grupo de trabalho que estudou sobre sistemas disponíveis, realizou seminário com outras universidades que aderiram ao SEI e realizou estudo de impacto para a implantação do SEI.
4 O que são os módulos do SEI?
R: Módulos são grupos de componentes de software que são acoplados ao sistema principal e executam tarefas específicas dentro da aplicação.
5 Quais são os módulos do SEI?
R: Atualmente o SEI possui 6 (seis) módulos disponibilizados no portal do software público brasileiro:
- Integração do SEI ao e-OUV
Permite integração entre o sistema e-Ouv e o SEI;
Previsão de implantação no segundo 2º semestre de 2018.
- Aplicativo do SEI
Permite que os servidores da UFG utilizem o sistema via Smartphones. Pelo aplicativo é possível consultar documentos e a tramitação de processos nas unidades que possui permissão de acesso.
Previsão de implantação no 1º semestre de 2019.
- ConectaGOV
Trata-se de um conjunto de serviços que possibilitará a intercomunicação entre órgãos e entidades usuários de quaisquer soluções de processo eletrônico, também conhecido como barramento de integração.
Na prática, será possível enviar um processo eletrônico de uma instituição a outra, com segurança no envio e na entrega dos documentos eletrônicos, dispensando o uso do papel.
Previsão de implantação no 2º semestre de 2018.
- Pesquisa Pública
Permite a pesquisa pelo cidadão aos documentos e processos públicos existentes no sistema. O módulo se apresenta como importante ferramenta para publicar informações aos cidadãos e melhorar as práticas de transparência ativa da Instituição.
Previsão de implantação no 1º semestre de 2020.
- Peticionamento Eletrônico
O módulo possibilita que a instituição elenque processos que podem ser solicitados diretamente pelos usuários externos previamente cadastrados, dispensado a necessidade de comparecimento presencial para abertura de processos.
Dispensa também a necessidade de digitalização de formulários existentes em papel. Inicialmente atenderá os estudantes e posteriormente fornecedores.
O modulo estará disponível para uso a partir do dia 13/07/2018.
- Protocolo Integrado
Protocolo Integrado é um sistema de integração de informações de processos e documentos da Administração Pública Federal. Ele tem a função de ser um canal de comunicação com a população para consulta à tramitação de processos e documentos.
Previsão de implantação no 2º semestre de 2018
6 O que são documentos nato-digitais e digitalizados?
R: Documento nato-digital é todo aquele produzido originalmente em ambiente eletrônico.
Ex: um histórico acadêmico gerado em sistema de graduação e baixado em formato pdf para ser anexado no SEI é documento nato-digital.
Documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital.
Ex: certificado de participação em evento emitido originalmente em papel.
7 O que são documentos internos e externos?
R: Documento interno é aquele produzido no próprio SEI. Documento externo é aquele produzido em outro sistema (SIGAA, por exemplo) cuja inserção será feita no SEI ou documentos digitalizados e inseridos no SEI.
8 O que são usuários internos e externos?
R: Usuários internos são os servidores efetivos com vínculo ativo com a UFG, colaboradores, terceirizados, bolsistas e estagiários.
Usuários externos são os demais usuários que não acessam diretamente o sistema, mas podem, após cadastro e concessão de permissão, visualizar e assinar documentos por intermédio dos usuários internos. São esses: estudantes, pensionistas, aposentados, representantes legais de empresas, etc.
9 O que é acesso externo?
R: Acesso externo é uma funcionalidade do sistema que permite o acesso a um processo. O acesso externo é dado por um período determinado indicado pelo servidor.
10 Como assinar um documento?
R: Após produzir um documento é possível assiná-lo eletronicamente clicando no ícone “assinar documento”. A assinatura é feita com login e senha para o caso de servidores e colaboradores.
Para os usuários externos a assinatura é feita com e-mail de cadastro e senha.
11 Como acessar o SEI?
R: Os servidores acessam diretamente o sistema com login único e senha (mesma do portal UFGNET). O acesso ao SEI pode ser feito diretamente pelo endereço www.sei.ufg.br ou acessando o portal UFGNet na aba Administrativo > Sistema Eletrônico de Informações -SEI. Usuários externos acessam ambiente próprio e visualizam apenas documentos e processos permitidos por servidores. Para acessar, devem entrar no portal UFG Virtual e clicar no ícone Usuário Externo. O acesso é feito por e-mail e senha cadastrados. (Mais sobre este assunto nos itens 25 e 26)
12 O que é assinatura eletrônica?
R: É a geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo. Portanto, sua senha é uma assinatura eletrônica.
13 Como produzir documento no SEI?
R: Para produzir um documento no SEI o servidor deve iniciar um processo. Apenas com o processo iniciado é que o servidor poderá inserir documentos no processo. É necessário escolher o tipo de documento clicando no ícone “Incluir Documento".
14 Como consultar um processo?
R: Clicando na aba ‘PESQUISA’ você busca um processo pelo número, pelo nome do interessado ou pelo número SEI de algum dos documentos do processo.
15 Como colocar documentos por link?
R: Para evitar a duplicação de documentos disponíveis online, na internet ou em outros processos dentro do SEI é possível colocar um hiperlink em algum documento interno em produção. Basta clicar no ícone de hiperlink disponível no editor e inserir o caminho do documento. Se for um documento do SEI basta clicar no link {SEI} e colocar o nº SEI do documento
16 Como ficarão os processos em papel existentes na UFG?
R: Continuarão tramitando em papel até que sejam finalizados.
17 Posso digitalizar um processo em papel para tramitar no SEI?
R: Não. A digitalização de processos em papel só pode ser feita pela unidade de protocolo (Cidarq) que digitaliza o processo em papel mantendo o número original. As demandas de digitalização devem ser apresentadas ao Cidarq para avaliação.
18 O SEI possui manuais de uso? Onde estão os manuais do SEI?
R: Sim. Disponíveis no portal UFG Virtual.
19 O que é tramitação em múltiplas unidades?
R: O SEI permite que um processo tramite em várias unidades ao mesmo tempo. A funcionalidade permite às unidade envolvidas no trâmite do processo diminuir o tempo de execução de atividades diminuindo o tempo de trâmite do processo.
20 Como me inscrever para os cursos de capacitação?
R: Ver site DDRH
21 Aonde acompanho informações sobre o SEI?
R: Portal UFG Virtual
22 Existe ambiente de treinamento? Qual?
R: Sim, SEI Aprender. Acesso disponível no portal UFG Virtual.
23 Ainda possuo dúvidas. Com quem posso falar?
R: Entrar em contato com a Equipe Sei-Cidarq por GLPI ou pelo fale conosco do portal UFG Virtual. Algumas demandas relativas a erros do sistema, permissões, entre outras, serão atendidas apenas por GLPI.
24 É feito o arquivamento de processos no SEI?
R: Não existe a opção “arquivar” para os processos digitais produzidos no SEI, deve ser utilizada a função “concluir processo”.
25 Como é feito o Login no SEI-UFG por usuários internos?
R: O SEI-UFG poderá ser acessado por usuários internos por meio endereço www.sei.ufg.br ou por meio do Portal UFGNet, clicando no menu “administrativo” e selecionando “Sistema Eletrônico de Informação – SEI”. Ao abrir a página do sistema deverão ser informados usuário e senha utilizados para obter acesso ao Portal UFGnet.
26 Como é feito o acesso ao SEI por usuários externos?
R: Os usuários externos deverão efetuar o cadastro (clique aqui) e, posteriormente, deverão comparecer ao Centro de Informação, Documentação e Arquivo com a documentação necessária à validação do cadastro, quais sejam: Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, Documento oficial de identidade com foto e CPF (Originais e cópias). Alternativamente, a documentação necessária poderá ser enviada pelos Correios, desde que estejam autenticadas em cartório ou reconhecido firma. Após o recebimento da documentação e, caso esteja regular, o Cidarq liberará o acesso. O login no sistema será efetuado utilizando o e-mail e a senha informados no momento do cadastro. Deverá ser evitado o uso de e-mail com domínios @Hotmail e @Outlook, devido os mesmos bloquearem os e-mails enviados utilizando o domínio @ufg.